Catatan
Katie Sullivan adalah pengurus projek dalam pasukan Microsoft Word. Untuk petua ini, saya menyerahkan podium kepada Katie.
Walaupun peminat Excel kadang-kadang mengejek bahawa Word dan PowerPoint adalah aplikasi perisian percuma yang disertakan dengan Excel, ada kalanya Microsoft Word menawarkan ciri yang tidak dimiliki oleh Excel. Dalam kes tersebut, masuk akal untuk menyalin data anda dari Excel, tampal ke Word, lakukan perintah, kemudian salin kembali ke Excel. Berikut adalah beberapa contoh teknik yang lebih baik dikendalikan di Word daripada di Excel.
Teknik 1: Tukar ke Atas, Bawah, Betul
Sekiranya anda harus menukar dari huruf besar ke huruf kecil atau huruf kecil, Word mempunyai jalan pintas. Salin data ke Word dan alihkan casing menggunakan Shift + F3.
Teknik 2: Tambah Peluru
Sekiranya anda ingin menambahkan peluru ke sel Excel, jauh lebih mudah di Word daripada di Excel. Salin sel ke Word dan terapkan gaya peluru. Salin dari Word dan tampal kembali ke Excel. Anda mungkin perlu menggunakan ikon Reduce Indent beberapa kali.
Petua
Sekiranya anda mempunyai rangkaian sel yang mengandungi teks, pilih julat dan tekan Ctrl + 1 untuk membuka dialog Format Sel. Kemudian, pada tab Number, pilih Custom dari senarai di sebelah kiri. Klik pada kotak Type dan kosongkan apa sahaja yang ada. Tahan kekunci alt = "" sambil menekan 7 pada papan kekunci angka. Peluru mesti muncul. Taipkan ruang dan kemudian @.
Teknik 3: Visualisasikan dan Rumus Warna
Sekiranya anda mempunyai formula yang panjang secara besar-besaran, katakan satu dengan 10 penyataan IF bersarang, anda boleh menempelkannya ke Word dan menggunakan warna dan Shift + Enter untuk mengosongkan formula untuk membantu memahami. (Satu bantahan dari pasukan Excel: Anda boleh meluaskan bar formula dan menggunakan Alt + Enter untuk memisahkan formula menjadi banyak baris. Atau, anda boleh menggunakan Tambahan RefTreeAnalyser yang hebat dari Jan Karel Pieterse.
Teknik 4: SmartArt yang lebih pantas
Word menawarkan pilihan Tukar Teks ke SmartArt. Walaupun Excel menawarkan SmartArt juga, ia tidak begitu berguna kerana anda harus menyalin entri satu demi satu ke panel SmartArt.
Teknik 5: Ekstrak Data dari PDF
Katakan bahawa seseorang mempunyai buku kerja Excel dan menyimpan buku kerja itu sebagai PDF. Mereka menghantarnya kepada anda. Ini menjengkelkan, dan jelas mereka tidak mahu anda menggunakan semula data. Sekiranya anda membuka PDF di Acrobat Reader, menyalin data, dan menampal ke Excel, ia akan bersantai menjadi satu lajur. Tetapi inilah rahsia: Tampalkan data tersebut ke Word terlebih dahulu. Baris dan lajur akan ditampal dengan betul. Anda kemudian boleh menyalin dari Word dan tampal kembali ke Excel. (Sekiranya anda terjebak dalam versi Office sebelum 2013, saya cadangkan Able2Extract.)
Data asal ditunjukkan di sebelah kiri di bawah, dan anda dapat melihat di sebelah kanan dan bagaimana ia kelihatan semasa anda menampal terus dari PDF ke Excel. Anda dapat melihat bahawa data "bersantai", dengan B1: C1 pergi ke A2: A3 dan seterusnya.
Tampal data yang sama ke Word.
Salin dari Word dan tampal ke Excel.
Data tetap mengikut urutan asal. Anda tidak dapat menggunakan Word Wrap dan menyesuaikan lebar lajur untuk kembali ke data asal.
Teknik 6: Ubah Pemformatan Kata Dalam Excel
Sekiranya anda mempunyai ayat teks dalam Excel, adalah mungkin untuk memilih satu perkataan semasa berada dalam mod Edit dan menukar warna perkataan itu. Tetapi secara global mengubah warna semua kejadian perkataan di Excel membosankan. Sebaliknya, tampal data ke Word dan tekan Ctrl + H. Tukar anjing ke anjing. Klik Lagi >> dan kemudian pilih Format, Font. Pilih Merah. Klik Ganti Semua.
Salin dari Word dan tampal kembali ke Excel. Gambar di bawah menunjukkan apa yang anda mahukan.
Teknik 7: Ganti Semasa Menjaga Pemformatan Karakter
Word juga menangani masalah yang sama: mengganti teks tetapi meninggalkan format teks sebagaimana adanya. Berikut adalah tinjauan mengenai haiwan kesayangan terbaik. Seseorang telah menonjolkan kata-kata tertentu dalam teks.
Gunakan Ctrl + H untuk melakukan Cari dan Ganti, seperti yang ditunjukkan di sebelah kiri. Apabila anda menggunakan Ganti Semua, jika ayat diubah, format sel anda akan hilang. Pada rajah di bawah, coretan tetap berada di baris pertama kerana baris itu tidak mempunyai kata puppy dan oleh itu tidak diubah.
Untuk mengekalkan pemformatan dalam teks asal, salin ke Word. Lakukan penggantian di Word. Salin dari Word dan tampal kembali ke Excel.
Terima kasih kepada Katie Sullivan (pengurus projek di pasukan Word!) Kerana menyumbang tip ini. Katie jelas lebih suka anjing daripada kucing. Terima kasih kepada Glenna Shaw dan Oz du Soleil kerana menyumbangkan idea untuk memberikan petua ini.
