Anda baru sahaja melihat cara menggabungkan data, tetapi orang sering bertanya mengenai masalah sebaliknya: bagaimana menguraikan data yang semuanya ada dalam satu lajur. Katakan anda mahu menyusun data dalam gambar di bawah dengan poskod:
Pilih data di A2: A99 dan pilih Data, Teks ke Lajur. Oleh kerana beberapa nama bandar, seperti Air Terjun Sioux, adalah dua perkataan, anda tidak boleh memecahkan data pada setiap kejadian ruang. Sebagai gantinya, anda perlu menggunakan koma untuk mendapatkan bandar di lajur A dan negeri dan poskod di lajur B, jadi pilih Terhad pada langkah 1 wizard dan klik Seterusnya.
Pada langkah 2 wizard, nyahpilih Tab dan pilih Koma. Pratonton di bahagian bawah dialog menunjukkan bagaimana data anda akan kelihatan. Klik Seterusnya.
Awas
Selebihnya setelah anda menggunakan Teks ke Lajur, Excel akan mengingati pilihan yang telah anda pilih pada langkah 2 Wizard Tukar Teks ke Lajur. Sekiranya anda menyalin data dari Notepad dan menampal ke Excel, data akan dibahagi pada koma. Perkara ini sering kali menjengkelkan kerana hampir setiap hari, data tidak dihuraikan pada koma, tetapi untuk selebihnya hari ini, data akan berlaku. Untuk memperbaikinya, tutup dan buka semula Excel.
Langkah 3 wizard meminta anda untuk menyatakan setiap lajur sebagai Umum, Teks, atau Tarikh. Tidak mengapa membiarkan lajur ditetapkan sebagai Umum.
Setelah anda membahagikan keadaan dan poskod ke lajur B, pilih B2: B99 dan sekali lagi pilih Data, Teks ke Lajur. Kali ini, kerana setiap keadaan mempunyai dua aksara, anda boleh menggunakan Lebar Tetap pada langkah 1 wizard. Untuk mengekalkan angka nol terkemuka dalam kod zip, pilih lajur kedua dan pilih Teks sebagai jenis data pada langkah 3 wizard.
Petua
Banyak data akan berfungsi dengan baik dengan Lebar Tetap, walaupun tidak kelihatan seperti berbaris. Pada gambar seterusnya, tiga baris pertama terdapat dalam huruf Calibri dan nampaknya tidak berbaris. Tetapi jika anda menukar fon menjadi Courier New, seperti pada baris 4: 7, anda dapat melihat bahawa lajurnya berbaris sempurna.
Kadang-kadang, anda akan menemui satu set data di mana seseorang menggunakan Alt + Enter untuk meletakkan data pada baris baru dalam sel. Anda boleh memecahkan setiap baris ke lajur baru dengan menaip Ctrl + j di kotak Lain pada langkah 2 wizard, seperti yang ditunjukkan di bawah. Mengapa Ctrl + j? Kembali pada tahun 1980-an IBM menyatakan Ctrl + j sebagai feed line. Ctrl + j juga boleh ditaip di kotak dialog Cari & Ganti.
Terdapat tiga situasi khas yang dapat ditangani Teks ke Lajur dengan mudah:
- Tarikh dalam format YYYYMMDD boleh diubah menjadi tarikh sebenar. Pada langkah 3 wizard, klik tajuk lajur dalam dialog, pilih Tarikh, kemudian pilih YMD dari menu lungsur.
- Sekiranya anda mempunyai nombor negatif di mana tanda tolak muncul selepas nombor itu, pergi ke langkah 3 wizard, klik Butang Lanjutan, dan pilih Trailing Minus for Negative Numbers.
- Data yang disalin dari Jadual Kandungan selalunya mempunyai pemimpin titik yang merangkumi teks hingga nombor halaman seperti yang ditunjukkan di bawah. Pada langkah 2 wizard, pilih Lain, ketik noktah, dan kemudian pilih kotak pilihan untuk Rawat Pembatas Berturut-turut sebagai Satu.
