Baru-baru ini, saya keluar melakukan beberapa Seminar Kuasa Excel. Apabila anda mendapat 150 akauntan di ruangan untuk petua dan trik Excel yang penuh ketawa, saya selalu belajar sesuatu yang baru. Seseorang di antara penonton dapat berkongsi tipu muslihat dengan seluruh ruangan.
Dalam episod hari ini, saya mempunyai koleksi helah baru. Ini sebenarnya muslihat yang lebih baik atau berbeza daripada kaedah setara yang dibincangkan dalam buku. Mereka pasti akan disemak semula dalam buku seterusnya.
Ngomong-ngomong, saya ingin datang ke bandar anda untuk melakukan Seminar Power Excel. Sekiranya anda tergolong dalam kumpulan profesional seperti bab tempatan Institut Akauntan Pengurusan, Institut Juruaudit Dalaman, AICPA, PKS, dll., Mengapa tidak mencadangkan agar mereka menempah saya untuk salah satu hari CPE mereka yang akan datang? Hantar ketua program bab anda ke halaman ini untuk maklumat lebih lanjut.
Cari Perbezaan Antara Dua Tarikh
Saya biasanya bercakap mengenai kaedah untuk menggunakan =YEAR(), =MONTH(), =DAY()fungsi, tetapi ada yang sejuk lama bersembunyi fungsi dalam Excel.
Fungsi DATEDIF ditinggalkan dari Lotus. Walaupun bantuan Excel tidak membincangkan fungsi ini, ia adalah kaedah terbaik untuk mencari perbezaan antara dua tarikh.
Sintaksnya ialah =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
Berikut adalah nilai sah yang boleh anda gunakan untuk Kod.
- Y - akan memberitahu anda bilangan tahun lengkap antara kedua tarikh tersebut.
- YM - akan memberitahu anda jumlah bulan yang lengkap, tidak termasuk tahun, antara kedua tarikh tersebut.
- MD - akan memberitahu anda jumlah hari lengkap, tidak termasuk bulan lengkap, antara kedua tarikh tersebut.
- M - akan memberitahu anda bilangan bulan yang lengkap. Sebagai contoh, saya telah hidup selama 495 bulan
- D - akan memberitahu anda bilangan hari. Sebagai contoh, saya telah hidup selama 15,115 hari. Ini adalah penggunaan remeh, kerana anda hanya boleh mengurangkan satu tarikh dari tarikh yang lain dan memformatnya sebagai nombor untuk menduplikasi kod ini.
Kod berguna adalah tiga kod pertama. Dalam rancangan itu, saya menunjukkan lembaran kerja ini. Rumus yang sama dalam lajur D, E, dan F menghitung DATEDIF dalam tahun, bulan, dan hari.
Rumus dalam lajur G menyatukan ini untuk membuat teks dengan jangka masa dalam tahun, bulan, dan hari.
Anda boleh menggabungkannya menjadi satu formula. Sekiranya sel A2 mengandungi tarikh penyertaan, gunakan formula berikut di B2:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
Jumlah Sel Terlihat
Tambahkan fungsi SUM di bawah pangkalan data dan kemudian gunakan AutoFilter untuk menyaring pangkalan data. Excel akan menyertakan baris tersembunyi dalam jumlah yang menjengkelkan!
Sebaliknya, ikuti langkah berikut:
- Gunakan Data - Penapis - AutoFilter untuk menambahkan dropdown AutoFilter.
- Pilih Penapis untuk satu medan
- Pergi ke sel kosong di bawah salah satu lajur angka dalam pangkalan data.
- Klik huruf Yunani E (Sigma) di bar alat standard. Daripada memasukkan
=SUM(), Excel akan memasukkan=SUBTOTAL()dan menggunakan kod untuk mengelakkan baris tersembunyi dimasukkan.
Kekunci pintasan untuk Mengulangi Perintah Terakhir
Kekunci F4 akan mengulangi arahan terakhir yang anda laksanakan.
Contohnya, pilih sel dan klik ikon B untuk menjadikan sel tebal.
Sekarang, pilih sel lain dan tekan F4. Excel akan menjadikan sel itu berani.
F4 akan mengingat arahan terakhir. Jadi, anda boleh membuat sel dengan huruf miring, dan kemudian menggunakan F4 untuk menjadikan banyak sel miring.
Pra pilih julat sel yang akan dimasukkan
Dalam buku ini, saya menunjukkan kepada anda cara menggunakan Alat - Pilihan - Edit - Pindah Pilihan Setelah Masukkan Arah - Kanan untuk memaksa Excel bergerak ke kanan semasa anda menekan kekunci enter. Ini bagus apabila anda harus memasukkan data secara berturut-turut.
Amat berguna jika anda memasukkan nombor pada papan kekunci angka. Caranya membolehkan anda menaip 123 Enter dan berakhir di sel seterusnya. Dengan meletakkan keypad angka anda, anda dapat memasukkan nombor dengan lebih cepat.
Seseorang mencadangkan penambahbaikan teknik ini. Pra-pilih julat di mana anda akan memasukkan data. Kelebihannya ialah apabila anda sampai ke lajur terakhir dan tekan Enter, Excel akan melompat ke permulaan baris seterusnya.
Pada gambar di bawah, menekan Enter akan memindahkan anda ke sel B6.
Ctrl + Seret Pemegang Isi
Saya telah menunjukkan muslihat Fill Handle berkali-kali dalam rancangan itu. Masukkan Isnin di A1. Sekiranya anda memilih sel A1, terdapat titik persegi di sudut kanan bawah sel. Titik ini ialah Fill Handle. Klik pemegang isian dan seret ke bawah atau ke kanan. Excel akan mengisi pada hari Selasa, Rabu, Khamis, Jumaat, Sabtu, Ahad. Sekiranya anda menyeret lebih dari 7 sel, Excel akan bermula semula pada hari Isnin.
Excel sangat bagus. Ia dapat memperluas semua siri ini secara automatik:
- Isnin - Selasa, Rabu, Khamis, Jumaat, dll.
- Jan - Feb, Mar, Apr, dll.
- Januari - Februari, Mac, dll.
- Q1 - Q2, Q3, Q4 dll.
- Qtr 1 - Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1, dll.
- Tempoh 1 - tempoh ke-2, tempoh ke-3, tempoh ke-4, dll.
- 23 Okt 2006 - 24 Okt 2006, 25 Okt 2006, dll.
Oleh kerana Excel dapat melakukan SEMUA siri yang luar biasa ini, apa yang anda harapkan jika anda memasukkan 1 dan menyeret pemegang isi?
Anda mungkin menjangkakan anda akan mendapat 1, 2, 3,…
Tetapi anda benar-benar mendapat 1, 1, 1, 1, 1,…
Buku ini membincangkan kaedah berbelit-belit. Masukkan 1 di A1. Masukkan 2 di A2. Pilih A1: A2. Seret pemegang pengisian. Ada cara yang lebih baik.
Cukup masukkan 1 di A1. Ctrl + Seret pemegang pengisian. Excel akan mengisi 1, 2, 3. Menahan Ctrl nampaknya mengatasi tingkah laku normal pemegang pengisi.
Seseorang dalam seminar mengatakan bahawa mereka ingin memasukkan tarikh, menyeret tarikh, dan meminta Excel mengekalkan tarikhnya sama. Sekiranya anda menekan Ctrl sambil menyeret pemegang pengisian, Excel akan mengatasi tingkah laku normal (menambah tarikh) dan memberi anda tarikh yang sama di semua sel.
