Soalan hari ini: Marcia perlu mendapatkan senarai semua fail PDF invois cukai dari folder ke hamparan Excel. Ini mudah dilakukan jika anda menggunakan Excel 2016 pada PC Windows menggunakan alat Get & Transform Data yang baru.
Sekiranya anda mempunyai Excel 2010 untuk Windows atau Excel 2013 untuk Windows, anda perlu memuat turun Power Query Add-in percuma dari Microsoft. Pergi ke mesin carian kegemaran anda dan ketik "Muat Turun Kueri Kuasa" untuk mencari pautan semasa. (Microsoft suka menukar URL setiap suku tahun dan lelaki web hebat saya benci apabila pautan kami sudah usang, jadi saya tidak akan cuba meletakkan pautan di sini.)
Video di bawah akan menunjukkan kepada anda langkah-langkah lengkap, tetapi berikut adalah gambaran keseluruhan:
- Mulakan dari lembaran kerja kosong
- Data, Dapatkan Data, Dari Fail, Dari Folder
- Semak imbas ke folder
- Klik Edit dan bukannya Muatkan
- Buka dropdown penapis pada jenis fail dan buang apa sahaja yang bukan PDF
- Buka penapis pada folder dan buang subfolder sampah
- Simpan hanya Nama Fail dan Folder - klik kanan setiap tajuk lajur dan pilih Buang
- Seret Folder menuju ke kiri tajuk Fail. Ini membolehkan penggabungan berfungsi.
- Pilih kedua lajur. Klik pada satu tajuk. Shift + Klik pada tajuk lain.
- Pilih Tambah Lajur, Gabungkan Lajur, Ketikkan Nama baru untuk Lajur. Klik OK.
- Klik kanan tajuk untuk lajur baru dan Buang Lajur Lain
- Rumah, Tutup & Muatkan
- Bahagian yang luar biasa … anda boleh memuatkan semula pertanyaan kemudian. Klik Ikon Segarkan di panel Pertanyaan & Sambungan.
Walaupun Kuasa Kuasa sangat hebat, ini adalah salah satu tugas kegemaran saya. Saya sering mahu menjalankan Makro VBA pada setiap fail dalam folder. Mendapatkan senarai semua PDF dalam folder adalah titik permulaan yang baik.
Tonton Video
Transkrip Video
Belajar Excel dari podcast, episod 2181 - Senaraikan Fail Folder di Excel!
Hei, selamat datang kembali ke netcast, saya Bill Jelen. Soalan hari ini, seseorang mempunyai senarai fail PDF invois cukai dalam folder, dan mereka perlu mendapatkan senarai semua nama fail tersebut di Excel. Baiklah, dan salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menaip semuanya, atau menyalin dan menampal dari Windows Explorer, tetapi ada alat hebat yang dapat menyelesaikannya. Dan soalan pertama saya ialah "Baik versi Excel yang anda ada?" Kerana jika anda mempunyai Excel 2016, mereka akan mempunyai fungsi baru yang luar biasa ini yang disebut "Dapatkan & Transform Data"! Sekarang, di Office 365, ia berada di sebelah kiri, saya rasa dalam versi asal Excel 2016 ia berada di kumpulan ketiga, baiklah, jadi cari Get & Transform. Sekiranya anda menggunakan Excel 2010 atau Excel 2013 untuk Windows, anda boleh memuat turun Kuasa Kuasa dan anda akan mempunyai tab anda sendiri dengan perkara yang tepat ini.
Sekarang mari kita lihat folder ini dengan pantas, baiklah, saya baru sahaja membuat folder palsu di sini dengan beberapa data palsu. Anda akan melihat bahawa terdapat fail Excel dalam folder dan PDF ini, saya hanya mahukan PDF, dan ada juga beberapa subfolder, saya tidak mahu PDF ini, saya hanya mahukan PDF di folder utama. Jadi C: Anggaran, saya akan menyalinnya, dan kemudian kembali ke sini ke Excel, dan kita akan mengatakan bahawa kita ingin Mendapatkan Data, Dari Fail, Dari keseluruhan Folder, seperti ini, dan kemudian taip jalur folder di sana, atau gunakan butang Browse, salah satu. Dan apabila anda mendapat skrin pertama ini, anda pasti mahu Mengedit, dan sekarang kami berada di editor Power Query.
Baiklah, jadi tujuan saya di sini, saya tidak memerlukan Kandungan, jadi saya akan klik kanan dan katakan Buang lajur itu. Ada senarai fail saya, saya hanya mahukan fail PDF, jadi jika ada sesuatu yang bukan PDF, saya hanya mahu PDF, klik OK, saya dapat melihat itu hanya fail PDF. Ah, dan kemudian lihat di sini, lihat, sekarang mereka menarik dari hanya folder asal, dan dari folder Sampah, jadi saya membukanya, dan saya hapus centang semua yang bukan folder asal. Baiklah, jadi sekarang saya mempunyai senarai kecil yang bagus, dan senarai ini, anda tahu apa, 9 rekod, tetapi dalam kehidupan nyata saya yakin mereka mungkin mempunyai, anda tahu, berpuluh-puluh atau ratusan daripadanya. Baiklah, saya tidak memerlukan barang lain sekarang, jadi saya boleh klik kanan dan Buang lajur tersebut.
Baiklah, sekarang yang sangat saya perlukan di sini adalah saya memerlukan jalan folder dan nama fail bersama-sama. Baiklah, jadi saya akan mengambil FolderPath dan menyeretnya ke kiri dan menjatuhkannya ke sana, dan kemudian langkah ajaib di sini: Dalam Excel biasa kita harus melakukan penggabungan untuk ini, tetapi apa yang akan saya lakukan ialah, saya Saya akan menggabungkan lajur. Oleh itu, saya akan Menambah Lajur, dan memilih Gabungan Lajur, Pemisah akan Tidak Ada, lajur Baru akan dipanggil FileName, dan klik OK, baiklah, jadi kita mempunyai nama folder, garis miring, dan nama fail , macam itu. Sekarang, itulah satu-satunya perkara yang kita perlukan, jadi saya akan klik kanan dan katakan Hapus Lajur Lain, dan akhirnya Laman Utama, Tutup dan Muatkan, dan kami mendapat helaian baru dengan data kami. Baiklah sekarang, ia masuk dalam bentuk jadual, jadi saya akan menyalinnya, Ctrl + C,dan kemudian datang ke sini ke tempat yang saya mahukan data di sini, dan Tampalkan Nilai Khas, klik OK. Sekarang ini bukan jadual lagi, ini hanya data murni saya, seperti itu, dan sekarang, inilah perkara yang sangat indah mengenai perkara ini.
Oleh itu, kami menyiapkannya sekali, dan wow, memerlukan masa kurang dari 3 minit untuk disiapkan, tetapi mari kembali ke folder Belanjawan itu, dan mari kita memindahkan beberapa perkara. Mari ambil salah satu rekod Sampah ini, dan kami akan menyalinnya ke folder utama, Ctrl + V, baiklah jadi sekarang ada lebih banyak barang di sini, ada 10 fail PDF dan bukannya 9. Sekiranya saya datang ke sini ke tempat pertanyaannya, dan di sebelah kanan skrin, dalam Pertanyaan & Sambungan, anda mungkin perlu membuat ini lebih luas, saya telah membuat tambang lebih luas lagi, anda akan melihat belanjawan kami dengan 9 baris dimuat. Saya akan mengklik ikon Segarkan kecil di sini, dan dengan cepat Anggaran kini memuat 10 baris. Oleh itu, ia mengambil rekod baru, anda menyiapkannya sekali, dan kemudian anda akan dapat memuat semula untuk mendapatkan data baru.
Baiklah ini adalah titik dalam podcast di mana saya biasanya meminta anda membeli buku saya, tetapi hari ini saya akan meminta anda untuk membeli buku ini "M is for (DATA) MONKEY" karya Ken Puls dan Miguel Escobar. Buku yang MENAKJUBKAN yang akan mengajar anda semua tentang penggunaan Power Query atau Get & Transform Data, semua yang saya pelajari mengenai Power Query yang saya pelajari dari buku ini.
OK, selesaikan episod ini: Matlamat kami adalah bagaimana mengimport senarai nama fail ke Excel, jika anda mempunyai Excel 2016, anda boleh menggunakan Get & Transform Data yang baru. Sekiranya anda tidak mempunyai 2016, tetapi anda mempunyai versi Excel yang sebenar di bawah Windows, maka anda boleh memuat turun add-in Kueri Kuasa percuma untuk Excel 2010 atau Excel 2013. Ini tidak akan berfungsi pada telefon Android anda, atau iPad anda, atau iPhone anda, atau Surface RT, atau Mac anda, betul, ini hanya untuk versi Windows Excel. Oleh itu, kita akan bermula dari lembaran kerja kosong, Data, Dapatkan Data, Dari Fail, Dari Folder, masukkan nama folder atau Semak Imbas, pastikan untuk mengklik Edit dan bukannya Muatkan. Dan kemudian pada Filter, tapis pada jenis fail untuk menyingkirkan apa-apa yang bukan PDF, tapis pada nama folder untuk menyingkirkan semua subfolder sampah. Simpan hanya nama fail dan folder,jadi klik kanan yang lain dan katakan Hapus lajur, kemudian seret folder menuju ke kiri fail, yang membolehkan penggabungan berfungsi. Pilih kedua lajur, kemudian pada tab Tambah Lajur pilih Gabungkan Lajur, ketik nama baru, klik OK, dan klik kanan pada lajur baru itu dan Buang Lajur Lain, Rumah, Tutup dan Muat, dan itu akan memberi anda senarai. Bahagian yang menakjubkan, anda boleh menyegarkan semula pertanyaan kemudian dengan menggunakan ikon Segarkan ini di Pertanyaan & Sambungan.anda boleh memuatkan semula pertanyaan kemudian dengan menggunakan ikon Segarkan ini di Pertanyaan & Sambungan.anda boleh memuatkan semula pertanyaan kemudian dengan menggunakan ikon Segarkan ini di Pertanyaan & Sambungan.
Baiklah, saya ingin mengucapkan terima kasih kerana mampir, kami akan berjumpa anda di lain kali untuk siaran net lain!
Untuk mengetahui mengenai Power Query, saya mengesyorkan buku ini oleh Ken Puls dan Miguel Escobar.
M adalah untuk (DATA) MONKEY »
