Memperbaiki Data Excel Dengan Mengisi Flash - Petua Excel

Isi kandungan

Setiap hari Rabu, saya menggunakan tip Excel kegemaran dari Pengurus Projek Excel Ash Sharma. Minggu ini, Isi Kilat. Diperkenalkan di Excel 2013, Flash Fill akan membolehkan anda mengekstrak watak dari lajur data atau menggabungkan data dari lajur tanpa menulis formula.

Pertimbangkan contoh yang ditunjukkan di bawah. Kod produk mempunyai tiga segmen yang dipisahkan dengan tanda sempang. Anda mahu mengekstrak segmen tengah. Segmen pertama boleh terdiri daripada 3 atau 4 watak. Segmen kedua selalu 2 watak. Formula untuk mengeluarkan segmen pertengahan bukan sains roket, tetapi ia bukan sesuatu yang pemula akan datang dengan: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).

Rumus yang ditunjukkan dalam E2 adalah Excel menengah

Tetapi dengan Flash Fill, anda tidak perlu membuat formula. Ikuti langkah mudah ini:

Pastikan terdapat tajuk di atas A2.
Taipkan tajuk di B1.
Taip ME di B2.
Anda ada pilihan di sini. Anda boleh memilih B3 dan tekan Ctrl + E untuk menggunakan Flash Fill. Atau, anda boleh pergi ke B3 dan taipkan huruf pertama dengan jawapan yang betul: E. Sekiranya anda mula mengetik di EU, Flash Fill akan langsung beraksi dan menunjukkan lajur hasil yang berwarna kelabu. Tekan Enter untuk mendapatkan hasilnya.

Tawaran Excel untuk mengisi penuh

Secara peribadi, saya rasa saya agak gila. Saya ingin memberitahu Flash Fill kapan harus beraksi.

Kesan kelabu yang ditunjukkan pada gambar sebelumnya sangat mengagumkan untuk membolehkan pemula Excel mengetahui bahawa Flash Fill ada. Ia akan mengesan bahawa seseorang akan menaip ribuan sel dan menghalangnya daripada berlaku. Flash Fill mungkin telah menjimatkan jutaan jam produktiviti kolar putih.

Tetapi ada kehalusan Flash Fill - saya menyebutnya Advanced Flash Fill - dan jika anda memahami kehalusannya, anda akan mahu Flash Fill menunggu hingga waktu yang tepat.

Sekiranya anda ingin mengawal dan hanya mempunyai Flash Fill berlaku semasa anda menekan Ctrl + E, pergi ke File, Options, Advanced dan hapus centang Automatically Flash Fill.

Cegah Isi Kilat dari Bertindak Terlalu Awal

Berikut adalah contoh yang lebih kompleks. Kod produk dalam lajur I mengandungi gabungan digit dan huruf besar. Anda hanya mahu mendapatkan angka atau watak sahaja. Terdapat formula untuk ini, tetapi saya tidak dapat mengingatinya. Jangan ragu untuk menonton Dueling Excel Video 186 untuk formula larik atau Fungsi Ditentukan Pengguna VBA. Saya tidak akan menonton video itu, kerana saya dapat menyelesaikannya dengan pengisian kilat.

Mengeluarkan digit adalah formula yang rumit

Ini adalah salah satu kes di mana Flash Fill tidak dapat mengetahui corak dari satu contoh. Sekiranya anda mengetik '0252 di J3 dan kemudian Ctrl + E dari J4, Excel tidak dapat mengetahui jawapannya bila-bila masa nombor bahagiannya bermula dengan digit.

Isi kilat terlalu awal dan ia gagal

Sebaliknya, ikuti langkah berikut:

Pastikan terdapat tajuk di atas I2. Tambahkan tajuk di J1 dan K1. Sekiranya tidak ada tajuk, Flash Fill tidak akan berfungsi.
Anda benar-benar memerlukan sifar depan untuk muncul di 0252 di sel J2. Sekiranya anda hanya menaip 0252, Excel akan mengubahnya menjadi 252. Oleh itu, taipkan apostrof (') dan kemudian 0252 di J2.
Di J3, taip '619816
Di J4, taip '0115
Dari J5, tekan Ctrl + E. Flash Fill akan mendapat digit dengan betul

Isi kilat menunjukkan maksud selepas 3 contoh

Awas

Isi Kilat akan melihat semua lajur di Wilayah Semasa. Sekiranya anda cuba mengekstrak huruf dari lajur I semasa lajur J berada di Wilayah Semasa, Flash Fill menghadapi masalah. Sebaliknya, ikuti langkah-langkah ini.

Pilih lajur J & K. Home, Insert, Insert Sheet Rows untuk memindahkan ruangan Digits.
Di J1, taipkan tajuk.
Di J2, taip BDNQGX
Di J3, tekan Ctrl + E. Flash Fill akan berfungsi dengan betul.

Mengasingkan lajur yang mengandungi data sumber

Flash Fill dapat digunakan pada beberapa lajur. Dalam contoh di bawah, anda mahukan inisial dari lajur Z, masing-masing diikuti dengan titik. Kemudian ruang dan nama belakang dari lajur AA. Anda mahu semuanya menjadi kes yang betul. Sekiranya bukan untuk orang yang mempunyai nama depan laras dua, anda mungkin sudah menggunakannya =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Tetapi berurusan dengan ME Walton akan menjadikan formula itu lebih sukar. Isi Kilat untuk menyelamatkan.

Pastikan terdapat tajuk dalam Z1, AA1, dan AB1.
Taip J. Doe dalam AB2
Pilih sel AB3 dan tekan Ctrl + E. Isi kilat akan bertindak, tetapi ia tidak akan menggunakan kedua inisial dalam Baris 6, 10, atau 18.

Pengisian kilat dapat belajar dari pembetulan
Pilih sel AB6 dan taipkan corak baru: ME Walton. Tekan enter. Secara ajaib, Flash Fill akan mencari orang lain dengan corak ini dan akan membetulkan BB Miller dan MJ White.

Pengisian kilat dapat belajar dari pembetulan