Petua ini adalah lanjutan dari tip Excel minggu lalu. Anda boleh menggunakan perintah Go To Special untuk memilih sel kosong dari julat. Ini adalah teknik Excel yang bagus untuk membersihkan data dalam jadual pangsi.
Meja pangsi adalah alat yang hebat. Tetapi bagaimana jika jadual pangsi anda hanya merupakan langkah perantaraan dalam manipulasi data anda dan anda ingin memanfaatkan lebih lanjut data yang diringkaskan dalam jadual pangsi? Saya biasa menerima 5000 baris data dari sistem mainframe lama. Data ini mempunyai lajur untuk produk, bulan, wilayah, status dan kuantiti. Saya perlu meringkaskan data dalam jadual pangsi dengan bulan melintasi bahagian atas, produk, wilayah dan status turun baris. Jadual pangsi menjadikannya pantas.
Dari sana, saya perlu mengambil data dari jadual pangsi dan mengimport ke Access. Seperti yang anda lihat, jadual pangsi lalai tidak sesuai untuk ini. Excel menggunakan gaya garis besar sehingga setiap wilayah muncul hanya sekali, dengan sel kosong mengikutinya hingga Subtotal Wilayah. Sel di bahagian data tanpa data kosong dan bukan angka. Saya juga tidak mahu subtotal dalam data.
Bermula di Excel 97, terdapat pilihan untuk jadual pangsi untuk mengawal beberapa tingkah laku ini.
Dalam dialog susun atur Jadual Pivot, klik dua kali nama medan untuk wilayah. Di bahagian Subtotal, klik butang radio untuk "Tiada". Ini akan menghilangkan subtotal yang tidak diingini.
Di Excel 2000, butang pilihan akan membawa anda ke dialog di mana anda boleh menentukan "Untuk sel kosong, tunjukkan:" dan isikan sifar sehingga anda tidak mempunyai jadual yang penuh dengan sel kosong.
Untuk memanipulasi jadual pangsi lebih jauh, anda harus membuatnya tidak lagi menjadi jadual pangsi. Sekiranya anda mencuba dan menukar sel dalam jadual pangsi, Excel akan memberitahu anda bahawa anda tidak boleh mengubah sebahagian jadual pangsi. Untuk menukar dari jadual pangsi kepada hanya nilai, ikuti langkah berikut:
- Gerakkan penunjuk sel ke luar jadual pangsi.
- Sekiranya jadual pangsi bermula pada baris 1, kemudian masukkan baris 1 baru.
- Mula menyerlahkan pada baris kosong baru 1 dan seret ke bawah untuk memilih keseluruhan jadual pangsi.
- Lakukan Ctrl + C (atau Edit - Salin) untuk menyalin julat ini.
- Dengan kawasan yang sama dipilih, lakukan Edit - Tampal Khas - Nilai - OK untuk menukar jadual pangsi menjadi hanya nilai statik.
Tetapi inilah petua sebenar untuk minggu ini. Jennifer menulis
Saya terus-menerus menghadapi masalah menggunakan pilihan jadual pangsi, untuk meringkaskan bilangan data, tetapi ia tidak mengisi baris di bawah setiap perubahan kategori baris. Adakah anda tahu cara membuat jadual pangsi di bawah setiap perubahan kategori ?? Saya terpaksa menyeret dan menyalin setiap kod ke bawah sehingga saya dapat melakukan lebih banyak jadual pangsi atau menyusun. Saya telah cuba mengubah pilihan dalam jadual pangsi, tidak berjaya.
Jawapannya tidak mudah dipelajari. Ia tidak intuitif. Tetapi, jika anda benci menyeret sel-sel itu ke bawah, anda pasti suka meluangkan masa untuk mempelajari proses ini! Ikuti - nampaknya panjang dan menarik, tetapi ia benar-benar berkesan. Sebaik sahaja anda mendapatkannya, anda boleh melakukannya dalam 20 saat.
Sebenarnya ada 2 atau 3 petua baru di sini. Katakan anda mempunyai 2 lajur di sebelah kiri yang dalam format garis besar yang perlu diisi. Sorot dari sel A3 hingga sel B999 (atau apa sahaja baris data terakhir anda.)
Tipu # 1. Memilih semua sel kosong dalam julat itu.
Tekan Ctrl + G, alt = "" + S + K dan kemudian masukkan. ya?
Ctrl + G memaparkan dialog GoTo
Alt + S akan memilih butang "Khas" dari kotak dialog
Dialog Goto-Special adalah perkara mengagumkan yang tidak banyak diketahui oleh mereka. Tekan "k" untuk memilih "kosong". Tekan enter atau klik OK dan sekarang anda akan memilih semua sel kosong di lajur garis besar jadual pangsi. Ini adalah semua sel yang ingin anda isi.
Tipu # 2. Jangan menonton skrin semasa anda melakukan ini - terlalu menakutkan dan membingungkan.
Tekan kekunci sama. Tekan anak panah ke Atas. Tahan Ctrl dan tekan enter. Memukul sama dan anak panah ke atas berkata, "Saya mahu sel ini sama seperti sel di atas saya." Memegang Ctrl sambil menekan enter berkata, "Masukkan formula yang sama ini di setiap sel yang dipilih, yang berkat Trick # 1 adalah semua sel kosong yang ingin kami isi.
Tipu # 3. Yang sudah diketahui oleh Jennifer, tetapi ada di sini untuk kelengkapan.
Anda sekarang perlu mengubah semua formula tersebut menjadi nilai. Pilih semua sel di A3: B999 sekali lagi, bukan hanya yang kosong. Tekan Ctrl + C untuk menyalin julat ini. Tekan alt = "" + E kemudian sv (masukkan). untuk Menampal Nilai Khas formula ini.
Ta-da! Anda tidak akan menghabiskan waktu petang untuk menurunkan tajuk lajur secara manual di meja pangsi lagi.
