Seseorang dari Tentera Darat AS bertanya:
Saya mempunyai hamparan ringkas dengan tarikh akhir. Adakah cara untuk membuat tarikh akhir menjadi hijau ketika mereka keluar 10 hari, dan kemudian merah ketika 5 hari keluar?
Ini adalah tugas yang mudah menggunakan Pemformatan Bersyarat. Ciri ini diperkenalkan di Excel 95. Ini membolehkan anda menentukan hingga tiga syarat dan secara automatik mengubah format sel berdasarkan syarat tersebut. Anda boleh menukar fon, menjadikan huruf tebal, mengubah warna, warna latar belakang. Sekiranya anda mempunyai sel yang ingin anda pantau untuk melihat apakah ia meninggalkan toleransi tertentu, pemformatan bersyarat adalah alat yang bagus untuk digunakan.
Kaedah terbaik adalah menyediakan format bersyarat untuk sel pertama di lajur tarikh anda, dan kemudian menyalin format itu ke semua sel lain dalam julat.
Katakan julat tarikh anda adalah dalam E2: 200. Anda akan memilih sel E2 dan mengikuti langkah-langkah berikut: (tatal ke bawah sedikit untuk melihat gambar semasa anda membaca …)
- Dari menu, pilih Format - Pemformatan Bersyarat…
- Di sebelah kiri kotak dialog Pemformatan Bersyarat, terdapat dropdown yang bertuliskan "Nilai Sel Adalah". Klik DropDown itu dan ubah nilainya menjadi "Formula Is". Ini akan mengubah sebelah kanan kotak dialog menjadi satu medan panjang.
- Di medan itu, masukkan formula ini:
=(E2-TODAY())<6(Perhatikan jika tarikh pertama anda tidak ada di E2, ubah E2 ke sel yang anda masuki ) - Klik butang Format berhampiran bahagian bawah kotak dialog pemformatan bersyarat.
- Di tengah tab Font terdapat dropdown warna. Pilih Merah. Atau - pilih kuning dan pada tab corak pilih Merah. Itu akan menjadikan mereka benar-benar menonjol. Klik OK untuk kembali ke dialog Pemformatan Bersyarat.
Langkah-langkah di atas akan menjadikan tarikh akhir dalam masa 5 hari dari hari ini menjadi merah. Semasa anda masih dalam kotak dialog pemformatan bersyarat, lakukan langkah-langkah berikut:
- Klik butang Tambah >> di bahagian bawah kotak dialog dan Syarat 2 baru akan muncul.
- Tukar "Nilai Sel" ke "Formula Is"
- Masukkan formula
=(E2-TODAY())<11 - Klik butang Format dan pilih fon biru, dan corak hijau. Klik OK untuk menutup dialog Format Sel.
- Dialog Pemformatan Bersyarat anda akan kelihatan seperti ini. Klik OK.
Kami hampir di sana. Setelah anda melalui semua langkah ini untuk mendapatkan format bersyarat untuk sel pertama, senang menggunakan ciri Tampal Khas untuk menyalin format ke seluruh julat tarikh anda. Apabila anda Menampal Khas - Format, format bersyarat juga akan disalin.
- Pilih sel yang anda tambahkan pemformatan keadaan. Dalam contoh ini, ia adalah E2.
- Dari menu, pilih Edit - Salin.
- Sorot semua tarikh lain dalam data anda - E3: E200. JIKA anda akan menambahkan lebih banyak data, silakan sorot beberapa baris tambahan.
- Dari menu, pilih Edit - Tampal Istimewa…
- Dalam dialog Tampal Khas, pilih entri ke-4 di lajur kiri - Format.
- Klik OK.
Ini akan menyalin format bersyarat ke semua sel yang anda pilih. Perhatikan bahawa ia juga akan menyalin format sempadan dan nombor, jadi anda mungkin perlu menyesuaikan semula sempadan anda setelah melakukan operasi ini.
Catatan:
- Terdapat had 3 format bersyarat yang dapat digunakan pada sel mana pun. Termasuk pemformatan lalai yang berlaku untuk sel yang tidak memenuhi syarat, ini bermakna anda secara automatik dapat menggunakan hingga 4 format untuk sel.
- Sekiranya anda perlu memperluasnya ke lebih daripada 4 format, anda perlu menulis makro dalam VBA. Makro akan agak lambat, kerana perlu mengemas kini semua sel setelah anda membuat perubahan pada spreadsheet. Anda juga boleh mengupah perunding Excel untuk melakukannya.
- Bahagian yang paling sukar untuk menetapkan pemformatan bersyarat adalah menaip formula di kotak formula. Ingatlah untuk selalu memulakan formula dengan tanda yang sama. Mungkin ada keseluruhan bab dalam buku yang dikhaskan untuk formula yang berbeza yang dapat ditaip ke dalam kotak ini. Adalah mungkin untuk memasukkan formula yang bergantung sepenuhnya pada sel lain.
- Sekiranya anda keluar dari entri formula dan kembali kemudian untuk mengedit formula, Excel mempunyai kebiasaan jahat untuk menafsirkan watak ruang belakang sebagai usaha untuk menunjuk ke sel. Ini akan selalu mengubah formula anda menjadi perkara yang salah. Tekan Escape untuk kembali ke formula asal. Adalah berguna untuk menonjolkan teks yang salah dengan tetikus dan kemudian taipkan lagi.
