Phil menulis pagi ini bertanya tentang membuat carta di Excel.
Adakah cara untuk mengambil dua lajur yang menahan tarikh mula dan berhenti untuk acara individu dan membuat carta jenis Gantt tanpa perlu meninggalkan Excel?
Topik ini dibahas di hujung Buat Carta Garis Masa. Petua itu dari musim panas 2001 menyebutkan bahawa anda juga boleh membuat carta jenis Gantt pada lembaran kerja menggunakan pemformatan bersyarat. Carta jenis ini akan menyelesaikan soalan Phil.
Saya membayangkan bahawa data Phil kelihatan seperti jadual di sebelah kiri. Terdapat acara, kemudian tarikh bermula di lajur B dan tarikh akhir di lajur C. Saya menggunakan tahun untuk contoh saya, tetapi anda boleh menggunakan tarikh Excel biasa dengan mudah.
Langkah seterusnya dapat dengan mudah dimasukkan ke dalam makro, tetapi fokus sebenar teknik ini adalah mengatur pemformatan bersyarat. Saya mengimbas data saya dan melihat bahawa tarikhnya berkisar antara 1901 hingga 1919. Bermula di lajur D, saya memasuki tahun pertama 1901. Pada E1, saya memasukkan 1902. Anda kemudian boleh memilih D1: E1, klik pada pemegang isi di sudut kanan bawah pilihan dengan tetikus anda dan seret ke ruangan W untuk mengisi sepanjang tahun dari 1901 hingga 1920.
Untuk membuat tahun tidak memerlukan ruang, pilih D1: W1, kemudian gunakan Format - Sel - Penjajaran, pilih pilihan teks menegak. Kemudian pilih Format - Lajur - Autowidth dan anda akan dapat melihat semua 23 lajur di skrin.
Pilih sel kiri atas kawasan carta Gantt, atau D2 dalam contoh ini. Dari menu, pilih Format - Pemformatan Bersyarat. Kotak dialog pada mulanya mempunyai drop down di sebelah kiri yang secara lalai menjadi "Cell Value Is". Ubah dropdown ini ke "Formula Is" dan sebelah kanan kotak dialog akan berubah menjadi kotak teks besar untuk memasukkan formula.
Tujuannya adalah untuk memasukkan formula yang memeriksa untuk melihat apakah tahun dalam baris 1 di atas sel ini berada dalam lingkungan tahun dalam lajur B & C baris ini. Penting untuk menggunakan kombinasi alamat relatif dan mutlak yang betul agar formula yang kita masukkan di D2 dapat disalin ke semua sel dalam julat.
Terdapat dua syarat untuk diperiksa dan kedua-duanya mesti berlaku. Ini bermaksud bahawa kita akan memulakan dengan =AND()fungsi.
Keadaan pertama akan memeriksa untuk melihat apakah tahun dalam Baris 1 lebih besar daripada atau sama dengan tahun di lajur B. Oleh kerana saya selalu mahu formula ini merujuk pada baris 1, bahagian pertama formula adalah D $ 1> = $ B2 . Perhatikan bahawa tanda dolar sebelum 1 dalam D $ 1 akan memastikan bahawa formula kita selalu menunjukkan ke baris 1 dan bahawa tanda dolar sebelum B dalam $ B2 akan memastikan bahawa ia selalu dibandingkan dengan lajur B.
Keadaan kedua akan memeriksa untuk melihat apakah tahun dalam Baris 1 kurang dari atau sama dengan tarikh di lajur C. Kami masih perlu menggunakan alamat relatif & mutlak yang sama, jadi ini akan menjadi D $ 1 <= $ C2
Kita perlu menggabungkan kedua-dua syarat tersebut menggunakan fungsi AND (). Ini akan menjadi=AND(D$1>=$B2,D$1<=$C2)
Dalam kotak formula dialog Pemformatan Kontional, masukkan formula ini. Pastikan bermula dengan tanda sama atau format bersyarat tidak akan berfungsi.
Seterusnya, pilih warna terang yang akan digunakan bila keadaannya benar. Klik butang Format…. Pada tab Corak, pilih warna. Klik OK untuk menutup dialog Format Sel dan anda harus dibiarkan dengan dialog Pemformatan Bersyarat yang kelihatan seperti ini
Klik OK untuk mengetepikan kotak Pemformatan Bersyarat. Sekiranya sel kiri atas anda di D2 jatuh dalam setahun, sel itu akan menjadi kuning.
Sama ada sel berubah menjadi kuning atau tidak, klik pada D2 dan gunakan Ctrl + C atau Edit - Salin untuk menyalin sel itu.
Sorotan D2: W6 dan dari menu pilih Edit - PasteSpecial - Format - OK. Format bersyarat akan disalin ke seluruh carta Gantt dan anda akan berakhir dengan carta yang kelihatan seperti ini.
Pemformatan bersyarat adalah alat yang hebat dan membolehkan anda membuat carta jenis Gantt dengan mudah di lembaran kerja. Perlu diingat bahawa anda hanya terhad kepada tiga syarat untuk setiap sel. Anda boleh bereksperimen dengan pelbagai kombinasi keadaan. Untuk membuat sempadan di sekitar setiap bar di carta Gantt, saya menggunakan tiga keadaan seperti yang ditunjukkan di bawah dan menggunakan sempadan yang berbeza untuk setiap keadaan.
