Petua ini adalah dari rakan saya Derek Fraley di Springfield, Missouri. Saya membuat seminar di Springfield, dan saya menunjukkan trik subtotal kegemaran saya.
Bagi anda yang tidak pernah menggunakan subtotal, berikut adalah cara menetapkannya.
Mulakan dengan memastikan data anda disusun. Data di bawah disusun mengikut pelanggan di lajur C.
Dari tab Data, pilih Subtotal. Kotak dialog Subtotal selalu mahu subtotal pada lajur paling kiri. Buka menu drop-down At Every Change In dan pilih Pelanggan. Pastikan kotak Use Function diatur ke Jumlah. Pilih semua bidang angka, seperti yang ditunjukkan di sini.
Apabila anda mengklik OK, Excel memasukkan subtotal di bawah setiap kumpulan pelanggan. Tetapi, yang lebih penting, ia menambah butang Kumpulan dan Garis Besar di sebelah kiri lajur A.
Apabila anda mengklik butang # 2 Kumpulan dan Garis Besar, baris perincian tersembunyi, dan anda hanya tinggal dengan baris subtotal dan jumlah keseluruhan. Ini adalah ringkasan indah dari set data terperinci. Sudah tentu, pada ketika ini, pelanggan muncul mengikut urutan abjad. Derek dari Springfield menunjukkan kepada saya bahawa apabila data runtuh dalam paparan # 2, anda boleh menyusun mengikut lajur mana pun. Pada gambar di bawah, sel lajur Hasil dipilih, dan anda akan mengklik butang urut ZA.
Pelanggan teratas, Wag More Dog Store, berada di puncak set data. Tetapi ia tidak sampai ke baris 2. Di sebalik baris yang tersembunyi, Excel sebenarnya menyusun sebahagian rekod. Semua baris perincian Wag More bergerak bersama dengan baris subtotal.
Sekiranya anda kembali ke paparan # 3, anda akan melihat rekod terperinci yang disertakan dengan baris subtotal. Excel tidak menyusun semula rekod terperinci; mereka tetap mengikut urutan asalnya.
Bagi saya, ini mengejutkan di dua bahagian. Pertama, saya kagum bahawa Excel menangani ini dengan betul. Kedua, sangat mengagumkan bahawa sesiapa sahaja akan mencuba ini. Siapa sangka bahawa Excel akan menangani perkara ini dengan betul? Jelas, Derek dari Springfield.
