lan Z dihantar dalam masalah Excel minggu ini. Jabatan MIS memberinya fail yang dihasilkan dari laporan COBOL lama. Setelah membuka fail di Excel, dia mempunyai 2500 baris:
CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2 CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2Alan ingin menjadikan laporan ASCII ini ke dalam format yang berguna: satu baris bagi setiap pelanggan, dengan State dan Zip dilampirkan pada maklumat lain. Dia juga mahu membuang 2 baris yang tidak berguna. Jelas sekali, kami tidak mahu melakukan semua ini secara manual. Inilah salah satu cara untuk mengatasi kekacauan dengan cepat.
Dengan formula
- Masukkan dua lajur kosong di sebelah kiri data.
- Tambahkan baris tajuk di atas data.
- Lajur A dipanggil "Urutan"
- Lajur B dipanggil "RowType"
- Lajur C dipanggil "Data"
- Buat semua tajuk dengan berani
- Lajur A akan digunakan untuk memberikan nombor untuk setiap catatan logik dalam laporan. Oleh kerana laporan ini mempunyai 4 garis fizikal untuk setiap rekod logik, kami memerlukan setiap set 4 baris untuk mempunyai nombor rekod logik yang sama. Saya biasanya memasukkan nilai untuk rekod pertama dan kemudian merancang formula untuk rekod ke-2 yang dapat disalin ke seluruh laporan.
- Dalam Sel A2: A5, masukkan 1. Di Sel A6, masukkan = A5 + 1. Di sel A7, masukkan = A6. Salin A7 ke A8 & A9. Anda kini mempunyai sekumpulan formula yang boleh disalin untuk rekod logik ke-2 laporan.
- Pilih A6: A9 dan tekan Ctrl C untuk menyalin. Pilih A10: A2501 dan tekan Ctrl V untuk ditampal.
- Lajur B akan digunakan untuk mengenal pasti apakah baris tertentu adalah segmen 1, 2, 3, atau 4 dari catatan logik.
- Dalam sel B2: B5, masukkan 1, 2, 3, dan 4. Di sel B6, masukkan = B2. Salin sel B6 dari B7: B2501.
Setelah berubah menjadi nilai
Setelah anda mempunyai nombor urutan dan jenis baris untuk semua data anda, anda perlu mengubah formula menjadi nilai. Pilih A2: B2501. Edit> Salin, Edit> Tampal Istimewa> Nilai> OK.
Sekarang nombor urutan dan jenis baris telah ditetapkan untuk semua baris, kita hampir selesai. Isih data mengikut Jenis Baris sebagai kunci utama dan Urutan sebagai kunci sekunder. Ini akan menyebabkan 625 baris teratas setiap rekod melayang hingga ke sel C2: C626. Baris ke-2 setiap rekod akan berada di C626: C1251. Garis "tidak berguna" akan bermula pada C1252 dan boleh dihapuskan. Pindahkan sel C626: C1251 ke sel D2. Dalam Sel E2, masukkan formula =C2&D2. Anda boleh menyalin formula ini dari E2 hingga E626. Gunakan trik Paste Special Value yang sama untuk menukar dari formula ke nilai, hapus lajur AD dan anda mempunyai hasilnya.
Dari sini, anda boleh menggunakan wizard Teks ke Lajur untuk memproses data ini dengan lebih lanjut
Anda boleh menyesuaikan prosedur ini dengan mudah untuk menangani pelbagai laporan ASCII. Anda perlu mengetahui berapa banyak garis cetak fizikal yang membentuk satu rekod logik pada laporan tersebut.
