Dalam episod hari ini, saya membandingkan cara mencari atau membuang pendua. Excel 2007 menawarkan cara baru yang menarik untuk melakukan ini. 3 petua pertama berfungsi dalam mana-mana versi Excel. 2 kaedah terakhir hanya berfungsi di Excel 2007.
Kaedah 1:
Gunakan Pilihan Unik dalam Penapis Lanjutan
- Di sebelah kanan data anda, salin tajuk dari lajur di mana anda ingin mencari nilai unik.
- Pilih sel dalam set data anda.
- Dalam Excel 97-2003, pilih Data - Penapis - Penapis Lanjutan. Di Excel 2007, pilih ikon Lanjutan dari kumpulan Susun & Tapis pita Data.
- Pilih Salin ke Lokasi lain
- Dalam kotak Salin Ke, tentukan salinan tajuk anda. Dalam Rajah, ini adalah sel D1
- Klik kotak untuk Rekod Unik sahaja
- Klik OK
Excel akan memberi anda senarai pelanggan yang unik di ruangan D.
Kaedah 2:
Gunakan Formula untuk Menentukan sama ada Rekod Ini Unik
Fungsi COUNTIF dapat mengira berapa banyak rekod di atas rekod semasa yang sepadan dengan rekod semasa. Caranya untuk membuat karya ini adalah dengan menggunakan tanda dolar tunggal dalam rujukan. Sekiranya anda memasukkan formula dalam C2 dan anda merujuk A $ 1: A1, ini bermaksud, "Mulakan dari rujukan mutlak A1 dan turun ke rekod di atas rekod semasa". Apabila anda menyalin formula ini, A $ 1 pertama akan tetap sama. A1 kedua akan berubah. Dalam Row 17, formula dalam C2 akan membaca: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Setelah memasukkan formula dalam C2 dan menyalinnya ke semua baris, anda harus menyalin C2: C15 dan kemudian menggunakan Edit - Tampal Nilai Khas untuk menukar formula menjadi nilai. Anda kini boleh menyusun turun mengikut lajur C dan nilai unik akan berada di bahagian atas senarai.
Kaedah 3:
Gunakan Jadual Pangsi untuk mendapatkan Pelanggan Unik
Jadual pangsi hebat dalam mencari nilai unik. Ini adalah kaedah terpantas di Excel 2000-2003.
- Pilih sel dalam set data anda.
- Pilih Data - Jadual Pangsi dan Laporan Carta Pangsi.
- Klik Selesai.
- Dalam Senarai Medan Pivot Table, klik pada Medan Pelanggan. Klik butang Tambah Ke.
Excel akan menunjukkan senarai pelanggan yang unik.
Kaedah 4:
Baru di Excel 2007 - Gunakan Pemformatan Bersyarat untuk Tandakan Pendua
Excel 2007 menawarkan kaedah baru untuk mencari pendua. Pilih rangkaian pelanggan. Dari pita Utama, pilih Pemformatan Bersyarat - Sorot Peraturan Sel - Nilai Pendua dan klik OK.
Sekiranya nama dijumpai dua kali, Excel akan menyoroti kedua-dua kejadian nama tersebut. Anda kemudian mahu menyusun semua sel yang diserlahkan ke bahagian atas.
- Klik mana-mana medan di lajur pelanggan. Klik butang AZ di pita Data.
- Cari sel yang mempunyai warna merah. Klik kanan sel. Pilih Urutkan - Letakkan Warna Sel Terpilih di Atas.
Kaedah 5:
Baru di Excel 2007 - Gunakan ikon Remove Duplicates
Amaran!
Kaedah ini sangat merosakkan! Buat salinan set data anda sebelum anda melakukan ini!
- Salin julat data anda ke bahagian kosong lembaran kerja
- Pilih sel dalam set data anda.
- Dari pita Data, pilih Buang Pendua.
- Dialog Remove Duplicates akan memberi anda senarai lajur. Pilih lajur yang harus dipertimbangkan. Contohnya, jika anda perlu membuang rekod yang mana pelanggan dan invoisnya sama, tandai kotak untuk kedua-dua medan tersebut.
Dalam kes ini, anda berusaha mendapatkan senarai pelanggan yang unik, jadi pilih hanya bidang Pelanggan.
- Klik OK.
Excel akan memadam rekod dari set data anda. Ia akan melaporkan bahawa n pendua telah dikeluarkan dan rekod nn tetap ada.
Seperti yang anda lihat, terdapat banyak kaedah untuk menangani pendua. Excel 2007 menambah dua alat baru ke gudang senjata anda.
Menurut pengalaman saya, juruaudit sering berusaha mencari pendua untuk mengesan sama ada laporan dilebih-lebihkan. Semasa saya menulis Excel untuk Juruaudit , saya merangkumi kedua-dua Excel 2003 dan Excel 2007.
