Juruaudit forensik dapat menggunakan Excel untuk cepat-cepat melalui ratusan ribu rekod untuk mencari transaksi yang mencurigakan. Dalam segmen ini, kita akan melihat beberapa kaedah tersebut.
Kes 1:
Alamat Vendor vs Alamat Pekerja
Gunakan fungsi MATCH untuk membandingkan bahagian nombor dari alamat jalanan rekod pekerja anda dengan bahagian nombor dari alamat jalan vendor anda. Adakah kemungkinan ada pekerja juga menjual perkhidmatan kepada syarikat?
- Mulakan dengan senarai vendor dan senarai pekerja.
- Rumus seperti
=LEFT(B2,7)akan mengasingkan bahagian berangka dari alamat jalan dan beberapa huruf pertama dari nama jalan.
- Buat formula serupa untuk mengasingkan bahagian alamat vendor yang sama.
- Fungsi MATCH akan mencari bahagian alamat di C2 dan berusaha mencari padanan di bahagian vendor di H2: H78. Sekiranya perlawanan dijumpai, hasilnya akan memberitahu anda nombor baris relatif di mana pertandingan dijumpai. Apabila tiada perlawanan, # N / A akan dikembalikan.
- Sebarang hasil di ruangan MATCH yang tidak # N / A adalah situasi yang berpotensi di mana pekerja juga menagih syarikat sebagai vendor. Urutkan menaik mengikut lajur PERTANDINGAN dan sebarang rekod masalah akan muncul di bahagian atas.
Kes 2:
Ayunan Tidak Biasa di Pangkalan Data Vendor
Sebuah syarikat mempunyai 5000 vendor. Kami akan menggunakan carta penyebaran untuk mencari 20 vendor yang mesti diaudit secara visual.
- Dapatkan senarai ID Vendor, Kiraan Invois, Jumlah Jumlah Invois untuk tahun ini.
- Dapatkan senarai Vendor ID, Invoice Count, Total Invoice Amount untuk tahun sebelumnya.
- Gunakan VLOOKUP untuk memadankan senarai ini dengan lima lajur data:
- Tambahkan lajur baru untuk Count Delta dan Amount Delta:
- Pilih data dalam H5: G5000. Masukkan carta penyebaran (XY). Sebilangan besar hasilnya akan digumpal di tengah. Anda berminat dengan outlier. Mulakan dengan penjual di kawasan kotak; mereka menghantar lebih sedikit invois untuk jumlah dolar yang jauh lebih banyak:
Catatan
Untuk mencari vendor yang berkaitan dengan titik, arahkan kursor ke titik. Excel akan memberitahu anda jumlah delta dan jumlah delta yang dapat dijumpai dalam set data asal.
Kes 3:
Menggunakan Jadual Pangsi untuk melihat secara terperinci
Dalam kes ini, kita melihat invois dan penghutang. Melalui pelbagai penjelasan data, temukan dua analis piutang akaun yang menghabiskan Jumaat petang di bar dan bukannya bekerja.
- Saya mulakan dengan dua set data. Yang pertama adalah data invois, Invois, Tarikh, Pelanggan, Jumlah.
- Data seterusnya adalah Invois, Tarikh Penerimaan, Jumlah Yang Diterima, A / R Rep Name
- Hitung lajur Hari untuk Bayar. Ini adalah Tarikh Penerimaan - Tarikh Invois. Format hasilnya sebagai nombor dan bukannya tarikh.
- Hitung Hari dalam seminggu. Ini adalah
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Pilih satu sel dalam set data. Gunakan Data - Jadual Pangsi (Excel 97-2003) atau Masukkan - PivotTable (Excel 2007)
- Jadual pangsi pertama mempunyai ukuran Days To Pay down. Klik kanan satu nilai dan pilih Kumpulan dan Tunjukkan Detail - Kumpulan. Kumpulkan dengan baldi 30 hari.
- Pindahkan Hari untuk Membayar ke kawasan lajur. Letakkan Pelanggan di kawasan Row. Letakkan Pendapatan di kawasan Data. Anda kini dapat melihat pelanggan mana yang lambat membayar.
- Keluarkan Hari untuk Membayar dan letakkan Hari Minggu di kawasan lajur. Keluarkan Pelanggan dan masukkan Rep di Kawasan Row. Anda kini dapat melihat jumlah yang diterima setiap hari dalam seminggu.
- Pilih sel di kawasan data. Klik butang Field Settings (di bar alat pivot table di Excel 97-2003 atau di tab Options di Excel 2007).
- Dalam Excel 97-2003 klik Lagi. Di Excel 2007, klik tab Tunjukkan Nilai Sebagai. Pilih% daripada Baris.
- Hasilnya: Bob dan Sonia nampaknya memproses lebih kurang invois pada hari Jumaat daripada yang lain. Singgah di pejabat mereka pada hari Jumaat petang untuk melihat apakah (a) mereka benar-benar bekerja, dan (b) jika terdapat timbunan cek yang belum diproses di laci meja mereka hingga hari Jumaat.
