Gabungan Mel ke PDF dari Excel - Berita

Pada 1 Januari 2018, gaji minimum di New York City meningkat kepada $ 13.50. Ini bermaksud berjuta-juta salinan borang LS 54S atau borang LS54 - Pemberitahuan dan Pengakuan Kadar Gaji mesti dihantar kepada pekerja. State of New York memberikan salinan kosong borang ini sebagai PDF yang dilindungi kata laluan. Bagaimana anda boleh menggunakan Excel untuk menyediakan beratus-ratus dokumen tersebut untuk pekerja anda?

Walaupun proses untuk melakukan penggabungan surat dari Excel ke Word telah didokumentasikan di (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), bolehkah anda menggabungkan penggabungan surat dari Excel ke PDF?

Saya terkejut kerana penyelesaian terbaik untuk proses ini adalah menggunakan Adobe InDesign! Tetapi pertama, izinkan saya merakamkan dua percubaan saya yang gagal:

• Percubaan Gagal 1: Saya mencuba meniru borang LS54 di Excel menggunakan rangkaian Keratan Skrin untuk membungkus sel yang akan mengandungi medan di Excel. Ini berlaku selama-lamanya, dan ketika dicetak, keratan layar kelihatan mengerikan.

  

• Percubaan Gagal 2: Gunakan Adobe Acrobat. Anda akan fikir versi lengkap Acrobat akan menawarkan cara untuk mengisi borang menggunakan gabungan surat. Terdapat pilihan Import Data di bawah Alat, Borang, Lebih Banyak Pilihan Borang. Saya membuang masa untuk menambahkan bidang ke PDF, mengimport spreadsheet, dan kemudian kecewa kerana mengetahui bahawa saya hanya dapat mengisi satu borang pada satu masa. Pilih Baris 2 dan saya boleh mencetak pekerja pertama. Tetapi saya harus memilih Row 3, Print, Select Row 4, Print, Row 5, Print, dan ini tidak akan berjaya untuk 750 pekerja.

  

Menyelesaikan Masalah menggunakan Adobe InDesign

Di sini, kami menerbitkan buku di bawah Holy Macro! Cetakan buku. Kami melanggan suite Adobe Creative Cloud, yang memberi kami Photoshop, Lightroom, Acrobat, dan sesuatu yang disebut InDesign. Lihat di syarikat anda, ada kemungkinan seseorang di jabatan pemasaran atau kreatif anda telah melanggan Adobe Indesign.

Saya dapat menyelesaikan masalah dalam masa kurang dari satu jam menggunakan InDesign. Saya telah mendokumentasikan langkah-langkah di sini untuk mempermudah proses anda.

• Bahagian 1: Tukarkan PDF yang dilindungi kata laluan menjadi grafik

  1. Muat turun Borang LS54S dari labor.ny.gov di Borang LS54S
  2. (Pilihan) Kutukan di negara ini untuk melindungi kata laluan PDF
  3. Tukarkan PDF ke Gambar. Sekiranya anda mempunyai Acrobat, gunakan Fail, Eksport Ke, Gambar, JPEG.webp. Sekiranya tidak, anda boleh menggunakan Alat Memotong di Windows untuk menangkap borang. Pastikan Acrobat Reader menunjukkan borang pada 100%.

• Bahagian 2: Bina dokumen di InDesign

  4. Buka Adobe InDesign. Pilih Fail, Baru, Dokumen. Langkah pertama dalam dialog Dokumen Baru adalah dengan mengklik ikon kedua di bawah Orientasi untuk membuat lanskap dokumen anda. Tukar Unit ke Inci, Lebar ke 11, Tinggi ke 8.5. Tukar margin atas ke 0 dan InDesign akan menjadikan semua margin 0.

     
  5. Klik dua kali di sebelah kanan A-Master di Panel Halaman

  6. Dari Windows Explorer, seret JPG.webp dari langkah 3 dan lepaskan pada Paste Board yang berada di luar Halaman Utama. Sekiranya anda baru menggunakan InDesign, anda fikir anda harus menyeret dan melepaskan gambar * di dalam halaman *, tetapi itu salah. Saya berkongsi helah yang saya pelajari dari Anne Marie "Her Geekness" Concepcion. Sekiranya anda perlu menjadi master di InDesign, anda harus mengupah Anne Marie. Apabila anda menjatuhkan gambar di Halaman Utama, anda tidak boleh sampai ke pemegang ukuran. Sebagai gantinya, jatuhkan gambar di luar Halaman Utama, Anda kini mempunyai akses ke pemegang ukuran. Ubah saiz dokumen agar sesuai dengan halaman dengan Tahan Shift sambil anda menyeret pemegang ukuran semula kiri atas ke bawah. Setelah dokumen sedikit lebih kecil daripada halaman, seret ke atas halaman utama sebelah kanan. Jangan panik bahawa anda telah memotong separuh daripada teks itu!

     
  7. Tekan pintasan papan kekunci kegemaran saya sepanjang masa: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Ini akan menjadikan keseluruhan gambar sesuai dengan bingkai yang baru diubah saiznya. Saya tahu berpuluh-puluh kekunci pintasan di Excel. Saya hanya tahu dua kekunci pintas dalam InDesign dan Ctrl + alt = "" + Shift + E adalah salah satu daripadanya. Ini benar-benar menakutkan saya bahawa InDesign mungkin mempunyai 25 kekunci pintasan lain seperti Ctrl + alt = "" + Shift + A hingga Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• Bahagian 3: Isi Medan Tetap

  Terdapat beberapa bidang pada borang yang akan sama untuk semua pekerja. Contohnya, nama syarikat mungkin sama untuk semua orang. Inilah cara anda menambahkan beberapa teks ke Halaman Utama di InDesign.

  8. Tekan kekunci F untuk memulakan mod Frame. Dengan menggunakan tetikus anda, lukis sebuah segi empat tepat di mana anda mahu teks tetap muncul. Pada mulanya, bingkai ini akan mempunyai X melaluinya.

     
  9. Klik kanan bingkai yang baru dilukis. Separuh jalan dari menu konteks panjang, pilih Konteks, Teks.
  10. Tekan kekunci T untuk memasuki mod Entri Teks

  11. Klik di dalam kotak dan taipkan teks tetap. Sekiranya anda perlu menukar fon, pilih teks, dan gunakan ikon "A" di atas skrin anda untuk mengungkapkan alat watak.

      

  12. Ulangi langkah 8 hingga 11 untuk semua medan lain yang perlu berterusan pada semua bentuk. Ini adalah monoton. Mendapatkan bingkai kecil dengan "X" 9 titik kecil yang dibarisi dengan kotak centang tidak menyenangkan, tetapi mampu dilakukan. Sekiranya anda perlu menggerakkan bingkai atau mengubah ukuran bingkai, anda perlu memilihnya dengan alat anak panah pertama di sebelah kiri. Ia disebut Alat Pemilihan (berbanding dengan Alat Pemilihan Langsung yang kurang berguna yang merupakan anak panah kedua di dalam kotak).

      

  Petua Pro # 1: Pilih kotak pertama. Ctrl + C untuk disalin. Ctrl + V untuk menampal kotak baru di tengah halaman. Seret kotak baru ke kedudukan. Ini sangat berguna apabila anda mendapat X kecil untuk kotak pilihan.

  Petua Pro # 2: Sukar menggunakan tetikus untuk mendapatkan “X” pada posisi yang betul. Setelah bingkai dipilih, gunakan kekunci anak panah pada papan kekunci untuk mendorong bingkai ke posisi.

  Petua Pro # 3: Semua Imej di InDesign mula kelihatan mengerikan. Ini adalah ciri, bukan pepijat! Fikirkan buku. Power Excel 2017 With mempunyai 1400 gambar. Komputer akan dimatikan jika mereka cuba menampilkan semua 1400 gambar dalam resolusi tinggi. Dokumen anda mempunyai satu gambar dan anda mungkin mampu menunjukkan gambar pada resolusi tinggi. Pilih gambar dengan mengklik pada beberapa ruang putih pada borang. Klik kanan dan pilih Paparan Prestasi, Paparan Berkualiti Tinggi. Presto! Imej menjadi tajam.

  

• Bahagian 4: Isi Data di Excel

  Hamparan Suci! Saya mengambil masa yang lama untuk sampai ke bahagian teknik Excel.

  13. Letakkan tajuk satu perkataan sederhana dalam baris 1. Format semua bidang mata wang sebagai mata wang atau anda akan mendapat $ 13.50 muncul sebagai 13.5 dalam PDF gabungan. Saya sedar sudah ada tanda dolar pada borang itu, tetapi $ 13,50 kelihatan lebih baik daripada $ 13,5.
  14. Gunakan Fail, Simpan Sebagai. Simpan dokumen sebagai fail Excel supaya anda dapat mengeditnya kemudian.
  15. Gunakan Fail, Simpan Sebagai. Simpan dokumen sebagai Teks (Tab dibatasi) (* .txt). Pastikan untuk mengingati jalan dan nama fail sehingga anda dapat mencarinya kemudian. Tutup fail di Excel atau anda akan mendapat mesej ralat pada langkah 17.

• Bahagian 5: Kembali ke InDesign untuk Menambah Medan Borang

  16. Dari menu InDesign, pilih Window, Utilities, Data Merge. Tetingkap Penggabungan Data kecil akan kelihatan terapung di suatu tempat di atas InDesign. Setiap panel terapung kecil di InDesign mempunyai sejumlah perintah berguna yang tersembunyi di sebalik apa yang mereka namakan Menu Panel. Berikut adalah gambar ikon Menu Panel:

      
  17. Buka Menu Panel pada Gabungan Data. Pilih Pilih Sumber Data. Semak imbas dan pilih fail .TXT dari Langkah 15. Panel Gabungan Data kini menunjukkan nama medan dari baris 1 hamparan anda. Dalam dunia seret dan lepas, anda akan menganggap anda boleh menyeret bidang ini ke borang anda, tetapi anda tidak boleh. Sebagai gantinya, ulangi langkah 8 & 9 untuk melukis bingkai baru di mana anda mahu medan tersebut dilalui. Jadikan bingkai bagus dan lebar sekiranya salah seorang pekerja anda adalah John Jacob Jinglebells III. Terutama untuk bidang gaji dan lembur LS-54S, anda mungkin perlu menukar ke 10 mata untuk membolehkan bingkai sesuai.

  18. Klik di dalam bingkai kosong untuk Nama. Di panel Gabungan Data, klik Nama. Presto! <> muncul di bingkai. Ulangi untuk Upah dan OT.

      
  19. Langkah ini adalah pilihan, tetapi bernilai enam puluh saat. Klik kotak Pratonton di kiri bawah panel Gabungan Data. Anda akan melihat data dari rekod pertama. Gunakan ikon anak panah Kiri dan Kanan di bahagian bawah panel Gabungan Data untuk melihat rekod seterusnya.
  20. Simpan fail InDesign sebelum anda melakukan penggabungan. Saya telah menyimpan dokumen saya pada masa ini dan anda boleh memuat turunnya dari sini.

  Sekadar ringkasan, jika anda melihat di panel Halaman, anda telah melakukan semua kerja ini di sebelah kanan halaman A-Master. Tetapi anda dapat melihat dari gambar kecil bahawa semua yang ada di halaman Master ditunjukkan melalui Halaman 1 dokumen anda.

  

• Bahagian 6: Akhirnya, Gabungan Mel

  21. Terdapat ikon berhampiran bahagian atas panel Penggabungan Data yang kelihatan seperti sisi nombor mati 4. Itulah simbol untuk Buat Dokumen Gabungan. Klik.

      

  22. Semua tetapan dalam Buat Dokumen Gabungan betul. Klik OK.

      
  23. Anda akan mendapat satu daripada dua mesej. Sama ada: "Teks Overset Tidak Dihasilkan" atau "Anda Mempunyai Teks Overset Dalam Rekod ini".

  Dalam InDesign, kata-kata "Overset Text" bermaksud anda mempunyai lebih banyak watak daripada yang sesuai dalam bingkai teks. Saya belum menjumpai setara Excel Shrink to Fit. Sekiranya mereka mengatakan bahawa anda mempunyai teks berlebihan pada rekod 450, pergi ke halaman 450 di Panel Halaman dan lihat bahawa anda mempunyai pekerja dengan nama yang sangat panjang. Kembali ke sebelah kanan halaman A-Master dan ubah saiz bingkai untuk bidang tersebut.

  Pada ketika ini, anda akan mempunyai dokumen besar di InDesign. Dalam kes saya, saya mempunyai 114 halaman kerana saya mempunyai 114 rekod dalam fail Excel. Klik pada mana-mana halaman di panel Pages untuk melihat halaman dengan data yang diisi.

  Beberapa petua: Menu Panel Gabungan Data menawarkan arahan Kemas kini Sumber Data. Sekiranya anda menukar fail Excel yang mendasari dan menyimpannya sebagai fail teks baru, gunakan arahan untuk mendapatkan perubahan. Anda harus mengulangi langkah 21 untuk bergabung semula.

• Bahagian 7: Eksport ke PDF supaya anda dapat Mencetak

  24. Dari menu Fail, pilih Adobe PDF Presets, (High Quality Print). Pilih jalan dan nama fail. Terima semua ribuan tetapan dalam dialog Eksport Adobe PDF. Klik OK

  Satu catatan kesimpulan di sini: Dalam kehidupan sebenar, kami mempunyai 751 pekerja. Saya meletakkan setiap pekerja dalam fail dua kali sehingga kami dapat mencetak dua salinan untuk setiap pekerja dan menyusunnya. PDF berukuran 1502 halaman yang dihasilkan secara ajaib hanya berukuran 2.48 MB! Entah bagaimana, ahli sihir di Adobe berjaya menyimpan satu salinan gambar dan menggunakannya berulang kali. Percubaan pertama saya yang salah untuk melakukan penggabungan mel menggunakan Excel menghasilkan fail PDF 150MB yang kelihatan buruk yang tidak akan dapat dihantar melalui e-mel.

  Sekiranya anda tidak dapat menjumpai salinan InDesign atau langkah-langkah ini kelihatan terlalu menakutkan, dapatkan khidmat perunding Excel untuk menggabungkan surat ke PDF untuk anda.